Verifactu: qué es, cuándo entra en vigor y cómo adaptar tu negocio
Verifactu será una de las normativas que más transformará la forma en la que empresas y autónomos gestionan su facturación en España durante los próximos años.
Igual que ocurrió con TicketBAI en el País Vasco, este nuevo sistema impulsado por la Agencia Tributaria introduce requisitos técnicos para los programas de facturación con el objetivo de garantizar que todas las facturas emitidas sean íntegras, trazables y verificables.
Durante muchos años, casi todos los programas de facturación permitían modificar registros o eliminar facturas sin dejar un rastro claro. Esto dificultaba que la Administración pudiera comprobar si la información declarada por las empresas reflejaba realmente su actividad económica. Con la implantación de un software de facturación homologado para Verifactu, esta situación cambia completamente.
Los sistemas de facturación deberán generar registros seguros de cada factura emitida, evitando manipulaciones posteriores y permitiendo que la Agencia Tributaria pueda verificar la autenticidad de los datos. Esto forma parte de una estrategia más amplia de digitalización fiscal que busca mejorar la transparencia y reducir el fraude en la facturación.
Para miles de negocios —especialmente en sectores como hostelería, comercio minorista, peluquerías, centros de estética, ferreterías o tiendas de alimentación— esto implicará revisar el software actual o implementar un TPV compatible con la normativa. Por nuestra experiencia previa, nos hemos encontrado muchos casos en los que no solo se tratará de una actualización técnica, sino de un cambio en la forma de gestionar las ventas, registrar las operaciones y organizar la información contable.
Apoyándonos en toda la experiencia acumulada con nuestro trabajo en Euskadi y nuestro conocimiento de la nueva normativa, te ofrecemos esta guía en la que encontrarás una explicación completa y práctica sobre Verifactu: qué es exactamente, cómo funciona, cuándo entra en vigor, a quién afecta y qué deben hacer las empresas para adaptarse correctamente. También veremos cómo impacta esta normativa en los sistemas TPV, cuáles son los requisitos del software de facturación y qué errores deben evitar las empresas durante el proceso de adaptación.
Resumen rápido sobre Verifactu
- 01.- ¿Qué es Verifactu?
- 02.- ¿Cómo funciona el sistema Verifactu?
- 03.- ¿A quién afecta Verifactu?
- 04.- ¿Cuándo entra en vigor Verifactu?
- 05.- Requisitos del software compatible con Verifactu
- 06.- Modalidades de funcionamiento del sistema Verifactu
- 07.- ¿Cómo afecta Verifactu a los sistemas TPV?
- 08.- Errores comunes al adaptarse a Verifactu
- 09.- Sanciones por no cumplir con Verifactu
- 10.- Preguntas frecuentes sobre Verifactu
01.- ¿Qué es Verifactu?
Verifactu es un sistema impulsado por la Agencia Tributaria que establece una serie de requisitos técnicos para los programas de facturación utilizados tanto por empresas como autónomos en España a la hora de realizar el envío de sus facturas. Su finalidad es garantizar que los documentos emitidos por los negocios sean auténticos, completos y no puedan modificarse una vez registrados.
Para conseguirlo, los programas de facturación deberán generar registros digitales seguros que documenten cada factura emitida. Estos registros incluirán información sobre la operación realizada y estarán protegidos mediante mecanismos que aseguren su integridad.
Esto puede parecer muy complejo, pero no es más que un archivo único que se comparte con Hacienda al momento de realizar una venta (cuando cierras un cobro en un TPV por ejemplo). Este documento se genera con la información de dicha factura y de la empresa que la emite y que le llega directamente a Hacienda. Lo mejor es que este proceso lo hace el propio software de manera automática, sin interrumpir o complicar el proceso de venta.
Cada factura generará un registro que incluirá datos como la fecha de emisión, el importe, el identificador del emisor y otros elementos necesarios para asegurar la trazabilidad de la operación. Una vez creado ese registro, no podrá modificarse sin dejar evidencia.
El objetivo de esta normativa es mejorar la transparencia en la facturación y reducir el fraude fiscal mediante sistemas informáticos que permitan verificar fácilmente la actividad económica de las empresas.
Este modelo no es completamente nuevo. En el País Vasco ya hemos implantado un sistema similar llamado TicketBAI con objetivos muy parecidos. Verifactu quiere extender este tipo de control fiscal al conjunto del territorio nacional.
Si quieres entender en detalle qué es Verifactu y cómo funciona este sistema, puedes leer nuestra explicación completa aquí.
02.- ¿Cómo funciona el sistema Verifactu?
Verifactu es un sistema impulsado por la Agencia Tributaria que establece una serie de requisitos técnicos para los programas de facturación utilizados tanto por empresas como autónomos en España a la hora de realizar el envío de sus facturas. Su finalidad es garantizar que los documentos emitidos por los negocios sean auténticos, completos y no puedan modificarse una vez registrados.
Para conseguirlo, los programas de facturación deberán generar registros digitales seguros que documenten cada factura emitida. Estos registros incluirán información sobre la operación realizada y estarán protegidos mediante mecanismos que aseguren su integridad.
Esto puede parecer muy complejo, pero no es más que un archivo único que se comparte con Hacienda al momento de realizar una venta (cuando cierras un cobro en un TPV por ejemplo). Este documento se genera con la información de dicha factura y de la empresa que la emite y que le llega directamente a Hacienda. Lo mejor es que este proceso lo hace el propio software de manera automática, sin interrumpir o complicar el proceso de venta.
Cada factura generará un registro que incluirá datos como la fecha de emisión, el importe, el identificador del emisor y otros elementos necesarios para asegurar la trazabilidad de la operación. Una vez creado ese registro, no podrá modificarse sin dejar evidencia.
El objetivo de esta normativa es mejorar la transparencia en la facturación y reducir el fraude fiscal mediante sistemas informáticos que permitan verificar fácilmente la actividad económica de las empresas.
Este modelo no es completamente nuevo. En el País Vasco ya hemos implantado un sistema similar llamado TicketBAI con objetivos muy parecidos. Verifactu quiere extender este tipo de control fiscal al conjunto del territorio nacional.
03.- ¿A quién afecta Verifactu?
La normativa Verifactu afectará a casi todo el mundo que emita una factura, desde pequeños autónomos hasta grandes empresas. Para ello, deberán de adaptar sus sistemas de emisión de facturas (ya no valdrá usar papel y boli o un Excel) a esta normativa mediante programas homologados por Hacienda.
Entre los sectores más afectados se encuentran aquellos que utilizan sistemas TPV para registrar ventas y emitir tickets o facturas.
Por ejemplo, en el sector de la hostelería los bares, restaurantes y cafeterías utilizan habitualmente TPV para gestionar pedidos y registrar cobros. En estos casos será necesario asegurarse de que el TPV utilizado sea compatible con la normativa.
En el comercio minorista ocurre algo similar. Tiendas de ropa, electrónica, alimentación o ferreterías utilizan sistemas de facturación digital que deberán adaptarse a las nuevas exigencias.
También afectará a negocios de servicios como peluquerías, centros de estética o talleres, que utilizan software de gestión para registrar sus ventas.
En todos estos casos será fundamental comprobar si el sistema de facturación actual cumple los requisitos técnicos establecidos por la normativa.
04.- ¿Cuándo entra en vigor Verifactu?
El calendario de implantación de Verifactu se ha ajustado en los últimos años para facilitar la adaptación de las empresas. Hacienda ha establecido un sistema de implantación progresiva en función del volumen de facturación de cada empresa.
Según el calendario actualizado, las empresas con un volumen de facturación superior a 8 millones de euros deberán tener operativos sus sistemas de facturación adaptados a partir del 1 de julio de 2027.
Por su parte, las empresas con un volumen de facturación inferior a 8 millones de euros, así como la mayoría de autónomos, tendrán como fecha límite el 1 de julio de 2028.
Este enfoque escalonado permite una adaptación más progresiva, aunque es importante no esperar al último momento para evitar problemas en la implantación del sistema.
Aunque estas fechas puedan parecer lejanas, es importante tener en cuenta que los fabricantes de software ya han tenido que adaptar sus soluciones a la normativa.
Esto quiere decir que ya existen programas compatibles con verifactu y que si estás pensando en comprar tanto un TPV o una licencia de un programa de facturación, tengas en cuenta que esté preparado para evitar duplicar gastos en el futuro.
Por este motivo, muchas empresas están comenzando a revisar sus sistemas de facturación para evitar cambios apresurados cuando llegue la fecha límite.
Ya te hemos contado lo que es verifactu para que no te pille desprevenido, pero queremos que entiendas que tiene que hacer un programa para cumplir con esta nueva normativa. Así podrás valorar tú mismo si tu programa actual cumple con verifactu o necesitas buscar una solución antes de la fecha de implantación obligatoria.
Actualización 2026: Las fechas de implantación de Verifactu han sido redefinidas para adaptarse al tamaño de las empresas, estableciendo un calendario progresivo que amplía los plazos iniciales previstos.
05.- Requisitos del software compatible con Verifactu
Los programas de facturación deberán cumplir una serie de requisitos técnicos para poder utilizarse conforme a la normativa.
Entre los principales requisitos destacan el registro completo de las facturas emitidas, la garantía de integridad de los datos y la imposibilidad de alterar los registros una vez generados.
El sistema también debe garantizar la trazabilidad completa de las operaciones. Esto significa que cada registro debe estar conectado con el anterior mediante mecanismos que permitan detectar cualquier modificación.
Además, el software debe ser capaz de generar registros verificables por parte de la Agencia Tributaria.
Estos requisitos implican que muchos programas antiguos deberán actualizarse o sustituirse por soluciones más modernas diseñadas para cumplir la normativa. Ten en cuenta que no todos los programas se podrán o querrán adaptar a esta nueva normativa.
Si tu programa es de una empresa pequeña o extranjera, puede que no se interese o le sea rentable hacer la adaptación y necesites buscar otra solución.
La regla del 100% digital en la facturación
Uno de los aspectos menos conocidos de Verifactu es la llamada regla del 100% digital. Esta norma establece que si un profesional utiliza medios electrónicos para emitir incluso una sola factura, todas sus facturas deberán emitirse mediante un sistema compatible con Verifactu.
Esto significa que ya no será posible combinar métodos de facturación manual con sistemas digitales. Por ejemplo, si un autónomo emite algunas facturas utilizando un ordenador, no podrá emitir otras de forma manual sin registrarlas en el sistema. El objetivo de esta regla es evitar modelos híbridos que puedan dificultar el control fiscal de las operaciones.
El código QR en las facturas
Otra de las novedades que introduce la normativa es cómo será una factura con verifactu. En lo visual, lo más importante y llamativo será igual que lo que hemos visto ya en el País Vasco, un QR para poder escanear las facturas.
Este código permite que cualquier persona pueda verificar la autenticidad de la factura mediante una aplicación o sistema de consulta. De esta forma, los clientes podrán comprobar si la factura ha sido registrada correctamente en el sistema.
El sistema es bastante sencillo, el comercio emite una factura con un QR único que el cliente puede escanear con el móvil y este le abrirá una página web donde podrá verificar que dicha factura es real y está registrada correctamente en Hacienda.
Además de mejorar la transparencia, este mecanismo también puede generar mayor confianza entre las empresas y sus clientes.
06.- Modalidades de funcionamiento del sistema Verifactu
La normativa permite diferentes modalidades de funcionamiento para los sistemas de facturación. En la modalidad denominada VeriFactu, el software envía automáticamente los registros de facturación a la Agencia Tributaria en el momento en que se emite la factura.
Esta modalidad será la más usada ya que simplifica algunos requisitos técnicos, como el no requerir de una firma electrónica obligatoria en los registros.
Existe también otra modalidad en la que los registros se almacenan localmente y solo se envían a la Administración en caso de requerimiento pero en esta, la responsabilidad y la trazabilidad recaen tanto en el empresario / autónomo como en el desarrollador del software, que en caso de haber cualquier problema se exponen a multas. Por ello, no es la más recomendable.
Cada empresa deberá analizar cuál de estas modalidades se adapta mejor a su operativa.
07.- Cómo afecta Verifactu a los sistemas TPV
Uno de los aspectos más importantes de esta normativa es su impacto en los sistemas TPV utilizados por muchos negocios.
En sectores como hostelería, comercio minorista o servicios personales, el TPV no solo se utiliza para cobrar a los clientes, sino también para registrar ventas y emitir tickets o facturas.
Con la implantación de Verifactu, estos sistemas deberán garantizar que las facturas generadas cumplen los requisitos técnicos establecidos por la normativa.
En algunos casos bastará con actualizar el software del TPV. En otros, puede ser necesario cambiar el sistema completo por una solución más moderna.
Por este motivo, muchos negocios están revisando ya sus sistemas TPV para asegurarse de que podrán adaptar el software de facturación a Verifactu sin problemas cuando la normativa sea obligatoria.
08.- Errores comunes al adaptarse a Verifactu
El error más frecuente que vimos durante la implantación del sistema equivalente en el País Vasco (TicketBai) fue que las empresas esperaron hasta el último momento para adaptar su sistema de facturación.
Esto genero bastante problemática de cara a la implantación, ya que los implantadores no pudimos instalar los equipos al ritmo necesario por la alta demanda para que todas las empresas y autónomos llegaran dentro la fecha límite.
Con ello muchas empresas entraron después de la fecha final. En el caso del País Vasco fueron algo permisivos con ese límite de cara a las sanciones, pero no quiere decir que todo el mundo las evitara o que a nivel nacional sean tan flexibles.
Además, este enfoque suele generar problemas cuando la normativa entra en vigor, ya que obliga a realizar cambios rápidos que pueden afectar al funcionamiento del negocio.
Otro error habitual es intentar adaptar programas antiguos que no están preparados para cumplir los nuevos requisitos técnicos.
En muchos casos resulta más eficiente implementar directamente una solución moderna diseñada para cumplir la normativa.
09.- Sanciones por no cumplir con Verifactu
Llega la hora de comentar uno de los puntos que más preocupa de cara Verifactu. Esta normativa no solo introduce nuevos requisitos técnicos para los programas de facturación, sino que también establece un régimen sancionador importante para las empresas y profesionales que utilicen software que no cumpla con las obligaciones establecidas por la Agencia Tributaria.
El objetivo de estas sanciones es evitar el uso de programas informáticos que permitan manipular o eliminar registros de facturación, una práctica conocida como software de doble uso. Este tipo de herramientas permite alterar las ventas registradas o eliminar facturas sin dejar rastro, lo que dificulta el control fiscal por parte de la Administración.
Con la implantación de Verifactu, la legislación busca garantizar que todos los sistemas de facturación registren las operaciones de forma íntegra y que la información no pueda modificarse una vez generada.
Multa por utilizar software de facturación no adaptado
Uno de los aspectos más importantes del régimen sancionador es la multa asociada al uso o tenencia de software que no cumpla con los requisitos establecidos por la normativa.
La legislación contempla sanciones que pueden alcanzar hasta 50.000 euros por cada ejercicio fiscal en el que una empresa o profesional utilice o posea programas informáticos que permitan manipular registros de facturación.
Un aspecto especialmente relevante es que la sanción puede aplicarse simplemente por la tenencia del software, incluso aunque no se pueda demostrar que haya sido utilizado para cometer fraude fiscal. Es algo a tener en cuenta ya que si actualizas el software en un TPV que ya posees, pero mantienes el programa anterior que no está homologado te arriesgas a una sanción.
Esto significa que mantener instalado un programa de facturación que no cumpla con los requisitos técnicos puede representar un riesgo importante para cualquier negocio.
Sanciones para fabricantes de software
La normativa también establece sanciones para los fabricantes y distribuidores de software de facturación que desarrollen o comercialicen programas que permitan manipular registros de ventas.
Las empresas que desarrollen este tipo de software pueden enfrentarse a sanciones económicas muy elevadas si sus programas permiten alterar facturas, eliminar registros o modificar la información contable sin dejar evidencia.
Por este motivo, los fabricantes de software han tenido que adaptar sus sistemas para cumplir con los requisitos técnicos establecidos por la normativa Verifactu.
Riesgo acumulado de las sanciones
Uno de los aspectos que muchas empresas desconocen es que las sanciones pueden acumularse con el paso del tiempo.
Si una empresa mantiene durante varios años un sistema de facturación no adaptado, el importe de las sanciones podría multiplicarse por cada ejercicio fiscal.
Por ejemplo, si un negocio mantiene un software no adaptado durante tres años, el riesgo potencial podría alcanzar 150.000 euros en sanciones, únicamente por la tenencia del programa.
Por este motivo, muchas empresas están revisando ya sus sistemas de facturación para asegurarse de que cumplen con los requisitos técnicos antes de la entrada en vigor definitiva de la normativa.
Como evitar sanciones relacionadas con Verifactu
La forma más sencilla de evitar sanciones es asegurarse de que el sistema de facturación utilizado cumple con los requisitos establecidos por la normativa.
Para ello, las empresas deben comprobar que el software utilizado:
- registra todas las facturas emitidas
- garantiza la integridad de los datos
- no permite modificar registros sin dejar rastro
- cumple con los requisitos técnicos establecidos por la Agencia Tributaria
En muchos casos, esto implica actualizar el programa de facturación actual o implementar un sistema TPV compatible con la normativa.
Adaptarse con tiempo permite evitar sanciones y facilita la transición hacia sistemas de facturación más seguros y transparentes.
Para resumir, Verifactu es una normativa que va a cambiar como entendemos la facturación de muchas pequeñas y grandes empresa además de para los autónomos. Todo el mundo que emita una factura tendrá que adaptarse y lo ideal es no esperar al ultimo momento.
El cambio de software o incluso la búsqueda de una empresa y/o programa que se adapte a ti puede llevar tiempo y cuanto antes empieces, más tranquilo entraras en la nueva normativa.
Aunque la implantación será progresiva hasta 2027, es recomendable comenzar a preparar el sistema de facturación con antelación.
Revisar si tu software actual cumple con la normativa o valorar la implantación de un sistema TPV compatible puede evitar problemas cuando llegue la fecha límite de adaptación.
10.- Preguntas frecuentes sobre Verifactu
Riesgo acumulado de las sanciones
Sí. La normativa obligará a muchas empresas y autónomos a utilizar software de facturación que cumpla determinados requisitos técnicos.
¿Qué empresas deben usar Verifactu?
La mayoría de empresas que emiten facturas mediante software deberán utilizar programas compatibles con la normativa.
¿Qué software de facturación homologado para Verifactu necesito?
Un programa de facturación o un sistema TPV que cumpla los requisitos técnicos definidos por la normativa.
¿Cuándo será obligatorio?
La implantación se realizará de forma progresiva hasta 2027 según el calendario establecido por la normativa.