Qué es Verifactu: explicación sencilla del nuevo sistema de facturación
En los próximos años, empresas y autónomos en toda España tendrán que adaptarse a una nueva normativa relacionada con la emisión de facturas. Este sistema se conoce como Verifactu y forma parte de las medidas que está impulsando la Agencia Tributaria para mejorar el control de la facturación.
Todo esto puede parecer bastante confuso y complejo, pero nosotros te lo explicamos para que sepas qué es Verifactu y puedas adaptar tu negocio sin ningún problema. El concepto es bastante sencillo: se trata de un sistema que obliga a que los programas de facturación registren las facturas de forma segura para evitar manipulaciones.
Durante muchos años, algunos programas permitían modificar o eliminar facturas sin dejar rastro. Esto hacía difícil que la Administración pudiera comprobar si las ventas declaradas por una empresa reflejaban realmente su actividad económica.
Con Verifactu, los programas de facturación deberán cumplir una serie de requisitos técnicos que garanticen que las facturas no puedan modificarse una vez registradas.
Si quieres conocer todos los detalles de esta normativa, puedes consultar también nuestra guía completa sobre Verifactu, donde explicamos cómo funciona el sistema, cuándo será obligatorio y qué deben hacer las empresas para adaptarse.
En este artículo vamos a centrarnos en una pregunta concreta: qué es Verifactu y por qué se ha creado este nuevo sistema.
Resumen rápido sobre qué es Verifactu
- 01.- Definición sencilla de Verifactu
- 02.- Por qué se crea Verifactu
- 03.- Cómo funciona el sistema Verifactu
- 04.- La experiencia del País Vasco con TicketBAI
- 05.- Qué cambia para las empresas
- 06.- Diferencia entre Verifactu y factura electrónica
- 07.- Dónde ver toda la normativa de Verifactu
- 08.- Preguntas frecuentes sobre Verifactu
01.- Definición sencilla de Verifactu
Verifactu es un sistema impulsado por la Agencia Tributaria que establece requisitos técnicos para los programas de facturación utilizados por empresas y autónomos.
El objetivo principal de esta normativa es garantizar que las facturas emitidas por un negocio sean reales, completas y no puedan modificarse posteriormente.
Para conseguirlo, los programas de facturación deberán generar un registro digital cada vez que se emite una factura o un ticket.
Este registro incluye información básica de la operación, como, por ejemplo:
- número de factura
- fecha de emisión
- importe de la operación
- identificación del negocio que emite la factura
Estos registros se protegen mediante sistemas técnicos que garantizan que no puedan modificarse sin dejar evidencia.
De esta forma, si una empresa emite una factura utilizando un software compatible con Verifactu, el sistema genera automáticamente un registro que documenta la operación.
Para que lo entiendas, es una especie de cadena donde cada eslabón representa una factura y todas quedan unidas entre sí, así se impide que la numeración se rompa o se modifique cualquier documento que ya esté emitido.
Si quieres conocer todos los detalles puedes consultar nuestra guía completa sobre Verifactu.
02.- Por qué se crea Verifactu
La creación de Verifactu responde a un problema que durante años ha afectado al control fiscal: la existencia de programas de facturación que permitían manipular registros de ventas.
Este tipo de programas, conocidos como software de doble uso, permitían modificar o eliminar facturas después de haberlas emitido.
Por ejemplo, algunos sistemas permitían borrar operaciones o modificar importes sin que quedara un registro claro del cambio realizado.
Esto dificultaba enormemente el control de la facturación por parte de la Administración.
Con Verifactu se pretende evitar este problema obligando a que los programas de facturación utilicen sistemas que garanticen la integridad de los datos.
En otras palabras, el objetivo es que las facturas reflejen siempre la realidad de las operaciones realizadas por un negocio.
Si quieres saber cuando entra en vigor Verifactu, te dejamos este otro artículo que puede interesarte.
03.- Cómo funciona el sistema Verifactu
El funcionamiento de Verifactu se basa en la generación automática de registros digitales cada vez que se emite una factura.
Cuando un negocio utiliza un programa de facturación compatible con la normativa, el software genera un archivo que contiene la información de la operación realizada.
Este registro queda protegido mediante mecanismos técnicos que garantizan que no pueda modificarse posteriormente.
Uno de los sistemas utilizados para asegurar la integridad de los registros es el encadenamiento de facturas mediante códigos hash.
Aunque el nombre pueda parecer complejo, en la práctica es bastante sencillo.
Cada factura queda vinculada con la anterior formando una cadena de registros. Esto significa que, si alguien intenta modificar una factura emitida anteriormente, el sistema detectará que la cadena se ha roto.
En otras palabras, es un sistema diseñado para que las facturas emitidas por un negocio no puedan alterarse sin dejar rastro.
04.- La experiencia del País Vasco con TicketBAI
Aunque Verifactu es una normativa nueva a nivel estatal, el modelo en el que se basa no es completamente nuevo en España.
En el País Vasco ya hemos implantado un sistema muy similar llamado TicketBAI, que obliga a utilizar programas de facturación capaces de generar registros seguros de las operaciones realizadas.
En nuestro caso llevamos años trabajando con la implantación de sistemas adaptados a TicketBAI, por lo que conocemos de primera mano cómo funciona este tipo de normativa en la práctica.
La experiencia nos ha demostrado que el cambio no suele ser tan complicado como parece al principio, pero sí es importante prepararse con tiempo.
Durante la implantación de TicketBAI muchas empresas esperaron hasta el último momento para adaptar sus sistemas de facturación, lo que provocó problemas a la hora de actualizar el software antes de la fecha límite.
Por eso siempre recomendamos revisar el programa de facturación con antelación para evitar prisas innecesarias cuando llegue el momento de la implantación obligatoria.
Por lo que hemos vivido durante el periodo obligatorio en el País Vasco, el adaptarse justo en la fecha de obligatoriedad ha derivado en problemas como no llegar a tiempo a la misma fecha (son muchas las empresas que esperan y no hay tiempo para adaptar a todos en el último momento) o que el aprendizaje se complica al tener que estar enviado las facturas a Hacienda desde que se implanta el nuevo software.
Recomendamos empezar la adaptación, como mínimo, entre 4 y 9 meses antes de la fecha límite, esto da un margen para cualquier imprevisto.
05.- Qué cambia para las empresas
Para la mayoría de empresas y autónomos, el principal cambio que introduce Verifactu es la necesidad de utilizar software de facturación compatible con la normativa.
Esto significa que ya no será posible utilizar programas que permitan modificar registros sin control o emitir facturas con herramientas que no garanticen la integridad de los datos.
En muchos casos bastará con actualizar el programa de facturación que ya utiliza el negocio. Hay una lista bastante amplia de softwares que se han adaptado a esta nueva normativa.
En otros casos puede ser necesario cambiar a un software más moderno o implantar un sistema TPV preparado para cumplir con los requisitos técnicos establecidos por la normativa.
La buena noticia es que, para el usuario final, el funcionamiento suele ser muy parecido al de cualquier programa de facturación actual.
La mayor parte del trabajo técnico lo realiza el propio software de manera automática.
La mejor recomendación que podemos darte es que te pongas en contacto con tu distribuidor o busques uno que te pueda asesorar para evitar posibles problemas durante el proceso de implantación y la vida útil del programa.
06.- Diferencia entre Verifactu y factura electrónica
Uno de los errores más comunes es pensar que Verifactu y la factura electrónica son lo mismo, pero en realidad se trata de normativas diferentes.
La factura electrónica regula el formato en el que se intercambian las facturas entre empresas.
Verifactu, en cambio, regula cómo deben registrarse las facturas en los programas de facturación para evitar manipulaciones.
Ambas normativas forman parte del proceso de digitalización de la facturación en España, pero tienen objetivos distintos.
07.- Dónde ver toda la normativa de Verifactu
Si quieres conocer todos los detalles sobre esta normativa, puedes consultar nuestra guía completa sobre Verifactu, donde explicamos:
- cómo funciona el sistema
- cuándo será obligatorio
- qué sanciones existen
- qué software se necesita
En esa guía encontrarás toda la información necesaria para entender cómo afectará esta normativa a empresas y autónomos.
Esperamos que esta explicación te haya ayudado a entender qué es Verifactu y cómo puede afectar a tu negocio en los próximos años.
08.- Preguntas frecuentes sobre Verifactu
¿Qué es Verifactu?
Verifactu es un sistema impulsado por la Agencia Tributaria que obliga a los programas de facturación a registrar las facturas de forma segura para evitar manipulaciones.
¿Para qué sirve Verifactu?
El objetivo de Verifactu es garantizar que las facturas emitidas por empresas y autónomos no puedan modificarse posteriormente.
¿A quién afecta Verifactu?
La normativa afectará a la mayoría de empresas y autónomos que utilizan programas de facturación para emitir facturas.